目录

一、概述

二、通知涉及的主要方面

三、保管年限的衔接

四、电子会计资料保管的衔接

一、概述

1．《会计档案管理办法》的前世今生

1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订，也就是（财会字〔1998〕32号，以下简称原《管理办法》）。

原《管理办法》实施10多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。

随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，原《管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要。

2015年12月11日，财政部、国家档案局联合发布了新的《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号，以下简称新《管理办法》），自2016年1月1日起施行。

2．会计档案的概念

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

                                                           ——新《管理办法》第三条

3．相比原《管理办法》中会计档案概念的变化

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

                                                           ——原《管理办法》第五条

新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。

这种变化将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。同时也符合当前绿色、低碳的发展理念。

4．会计档案的分类

（1）会计凭证

包括原始凭证、记账凭证；

（2）会计账簿

包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（3）财务会计报告

包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（4）其他会计资料

包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

5．会计档案的管理程序

6．新原《管理办法》的主要变化

【提示】

（1）会计档案的出借

原《管理办法》：

第七条  各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

新《管理办法》：

第十三条  单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

……

（2）会计档案销毁的确认责任人

原《管理办法》：

第十条  （二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

新《管理办法》：

第十八条  经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁：

……

（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

……

（3）电子档案的整理归档

2013年12月6日，财政部发布了《关于印发〈企业会计信息化工作规范〉的通知》（财会〔2013〕20号）对于以电子档案的方式保管的情况，也做了相应的规定。

第四十条  企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：

（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；

（二）由企业信息系统自动生成；

（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；

（四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；

（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。

第四十一条  企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：

（一）会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名；

（二）电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证；

（三）满足第四十条第（一）项、第（三）项、第（五）项和第（六）项规定的条件。

因此，为确保新《管理办法

》的有效贯彻实施，实现新原管理办法平稳过渡，2016年3月8日，财政部、国家档案局联合下发了《关于新旧〈会计档案管理办法〉有关衔接规定的通知》（财会〔2016〕3号）。

二、通知涉及的主要方面

三、保管年限的衔接

（一）原《管理办法》关于保管年限的规定

常见的比较重要的会计资料的保管年限

（二）新《管理办法》关于保管年限的规定

1．企业和其他组织会计档案保管期限表

2．财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

3．衔接的具体规定

（1）2016年以后的会计档案

（2）按照原《管理办法》规定到期的会计档案

（3）按照原《管理办法》规定未到期的会计档案

（1）2016年以后的会计档案

新《管理办法》与原《管理办法》规定的最低保管期限不一致的，按照新《管理办法》的规定执行。

【举例】

年度财务会计报告——永久保管

现金日记账——30年

（2）按照原《管理办法》规定到期的会计档案

①到期已经鉴定

已到原《管理办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新《管理办法》的规定组织销毁；

【链接】销毁的程序

①单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明相关内容。

②单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

③单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。

监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

已到原《管理办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新《管理办法》确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新《管理办法》规定的最低保管期限减去已保管期限，下同）。

【案例1】

甲公司的两本银行存款日记账于2015年12月31日已经到期。经鉴定，仍需要继续保管。

则继续保管的期限=30-25=5（年）

②到期未鉴定

已到原《管理办法》规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新《管理办法》的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。

确定销毁的，应按照新《管理办法》的规定组织销毁；

确定继续保管的，应按照新《管理办法》确定继续保管期限。

（3）按照原《管理办法》规定未到期的会计档案

未到原《管理办法》规定的最低保管期限的会计档案，应按照新《管理办法》的规定重新划定保管期限。

【案例2】

甲公司2014年的季度财务报告。2015年底未到原《管理办法》规定的最低保管年限。应该按照新《管理办法》的规定重新划定保管期限。

保管年限为10年，继续保管的年限=10-1=9（年）

四、电子会计资料保管的衔接

（一）未形成纸质会计资料

单位如在新《管理办法》施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号）的要求，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新《管理办法》第八条、第九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。

【链接】新《管理办法》：

第八条  同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条  满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

【注意】

外部接收的，需要满足第八条的六项规定和第九条的规定（也就是“6＋1”）。

（二）形成纸质会计资料

2014年以前形成的会计资料一律按照原《管理办法》的规定归档保管。

【注意】

只是按照原《管理办法》归档，但是期限按照上面所讲的情况进行具体的确定。

（三）各单位根据新《管理办法》仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。

【案例3】

甲公司2016年5月30日决定自2016年开始对于电子会计档案按照新《管理办法》的规定进行保管。但是由于5月及其之前的电子会计档案仍然按照原《管理办法》的规定打印出了纸质的会计资料。则仅以电子形式保存会计资料应该从2017年1月1日开始。