出纳实务之现金业务

主讲老师  曲焕焕

目录：

第一部分：出纳岗位职责及基本技能

第二部分：现金业务

第三部分：现金月末盘点及对账

第一部分：出纳岗位职责及基本技能

一、出纳岗位职责

二、基本技能

一、出纳的岗位职责

出纳，顾名思义，出即支出，纳即纳入。从广义上讲，只要是票据、货币资金和有价证券的收付、保管、核算，都属于出纳工作范围。那么，首先我们看一下出纳的岗位职责：

1.管理公司各银行账户，负责开户登记、账户注销以及银行证卡的管理。负责与银行的一般业务接洽。

2．负责银行结算业务，按时准确核对各类银行账务，及时清算未达账项。

3．按规定购买、保管和存放支票、现金、票据，及时盘点登记，保证账实、账证相符。

4．及时掌握公司资金状况，确保资金收付的准确性及安全性，严禁开出空头支票。

5．负责各项按相关规定审核批准的现金费用报销。要认真审查各种报销或支出的原始凭证，对违反国家规定或有误差的，要拒绝办理报销手续。

6．负责发放职工的工资、奖金以及各项补贴等工作。

7．及时核对现金及银行日记账，确保账实相符。

8．控制库存现金限额，做好库存现金及各种有价票券、有关印章、发票收据的管理工作，保管好保险箱钥匙，确保万无一失。

二、基本技能

（一）正确填写票据

出纳在日常工作中经常要填写票据，一名合格的出纳必须熟练掌握金额与日期的规范化书写。

1．大写金额数字的书写

中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、廿、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。如果金额数字书写中使用繁体字，如貮、陸、億、萬、圓也是可以的。

2．金额书写规范

（1）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号，币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。

（2）中文大写金额前应有“人民币”字样。大写金额应紧接“人民币”填写，不得留有空白。未印有“人民币”的，应加填 “人民币”。

（3）中文大写金额到“元”及以上的，必须在“元”之后写“整”或“正”，如￥5 890.00应写为“人民币伍仟捌佰玖拾元整（或正）”。

大写金额到“角”的，可在“角”之后写“整”或“正”，也可不写，如￥5 890.50可写为“人民币伍仟捌佰玖拾元伍角整（或正）”或“人民币伍仟捌佰玖拾元伍角”。

大写金额到“分”的，“分”后面不写“整”，如￥5890.55应写成“人民币伍仟捌佰玖拾元伍角伍分”。

（4）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如￥2 008.00应写为“人民币贰仟零捌元整”；阿拉伯金额数字万位或个位为“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。如￥103 000.80应写为“人民币壹拾万叁仟元捌角整”或“人民币壹拾万零叁仟元捌角整”；金额数字角位为“0”，而分位不为“0”时，中文大写金额“元”后面必须写“零”字，如￥2 008.02应写为“人民币贰仟零捌元零贰分”。

3．中文大写日期的规范化书写

很多银行单据的填写不仅要求金额要用大写，日期也要用大写，因此中文日期数字的大写也是出纳必须掌握的一项基础技能。

（1）年的书写

年份直接根据中文日期数字填写，如2016年应写成“贰零壹陆年”。

（2）月的书写

月份为1、2、10的，必须在大写前加“零”，如10月应写成“零壹拾月”。3-9月份可以在大写前加“零”，也可以不加“零”。

日期中文大写是防止票据的出票日期被变造而使出票人受到损失。因为3-9月无法被改成其他月份，所以大写前可以加“零”，也可以不加零。

（3）日的书写

日为1-9和10、20、30的，必须在前面加“零”，如10日应写成“零壹拾日”；日为11-19的，必须在前面加“壹”，如11日应写成“壹拾壹日”。

提示：票据的出票日期未按规范要求大写的，银行可予受理，但由此造成损失的，由出票人自行承担。

下面我们通过一张填写完成的转账支票来学习一下票据的填写：

（二）其他

出纳的基本技能除了正确填写票据外，还包括点钞验钞、保险柜的使用以及印鉴的使用等。这些都需要亲自经历，平时细心谨慎。

第二部分：现金业务

一、取现业务

二、现金收款业务

三、存现业务

四、报销业务

五、员工借款业务

六、登记现金日记账

现金业务是出纳工作的重点内容，出纳要对现金的收、付、存等各环节进行管理。我们分别从取现业务、现金收款业务、存现业务、报销业务、员工借款及现金日记账的登记等方面来讲解。

一、取现业务

公司取款不会像个人取款一样用银行卡操作，因为如果银行卡和密码都由出纳一人掌管，那企业的资金安全就完全没有保障了。因此，一般情况下，企业需要取款，应该使用现金支票。

（一）取款的流程

1．出纳发现库存现金余额不足或其他原因需要提取现金时，应先查询企业基本账户的存款余额，确定银行存款余额大于要取现的金额，以防开具空头支票，给公司造成不必要的损失。

空头支票是指支票持有人请求付款时，出票人在付款人处实有的存款不足以支付票据金额的支票。出票人签发空头支票，开户银行有权处以出票人票面金额5%但不低于1 000元的罚款。

2．出纳使用现金支票前，要向部门经理提出申请，并及时登记现金支票使用登记簿，主要记录日期、支票号码、用途、金额、领用人、备注等，以保证现金支票信息及时记录和跟踪。

3．现金支票的填写要求非常严格，要注意中文日期、金额的书写规范，以及大小写金额的一致性，用途要写清楚，并且字迹要写清楚。

4．现金支票填好后，必须在支票上（正反两面）盖上企业在银行的预留印鉴。预留印鉴可以是财务专用章和法人章，或是公章和法人章，但两章缺一不可，盖章必须使用跟预留印鉴颜色一样的印泥，印章必须清晰。很多银行规定，印章模糊只能将本张支票作废，实际操作中可咨询一下银行柜员这方面的规定。

如图这是一张现金支票的正面，我们一起填写一下：

现金支票背面盖章如图：

5．前四步操作完成后，出纳应将存根联撕下留在企业，作为后期会计做账的依据，只需带正联到银行即可。到达银行后，应将支付密码填入现金支票密码栏，再进行取现。出纳收到现金时，应当场核对金额，并对现金真伪进行检验，确认无误后妥善收存。

二、现金收款业务

现金收款业务在出纳工作中非常频繁。企业的现金收款业务一般有以下几种：收取零售款、收取押金、收取赔偿金、收取罚款等。出纳在收取现金款项的过程中，一定要特别谨慎、细心。

（一）现金收款业务的流程

1．确认收款依据

出纳办理现金收款业务时，必须先核实该业务的真实性、合法性，根据发票、协议等收款依据确认为应收取的金额，如有错误则要求其改正或重办。

2．收取款项

点钞验钞时，要注意识别假币，如果收到残损币，应根据残损的情况作出准确处理。点验无误后应唱收——“收您××元”。

3．开具证明

开据收款收据在出纳现金收款业务中经常发生，因此准确开具收据也是出纳必备技能之一。实务中的收款收据会比较多样化，格式、联次有所差异，但要点和内容都大同小异。如：

收据一般为两联或三联无碳复写，属于自制原始凭证，可在会计用品店或税务局购买，也可以由企业自己设计，再打印出来。收款收据主要有填写、盖章、使用三个步骤。

（1）填写

下面我们以“2016年5月15日收到红星家居交来现金货款 8 775元”为例填写一张收款收据：

注意：收款收据上的相关人员签字，一般填写相关的经办人（交款人）和出纳（开票人）。

（2）盖章

如果三联式收款收据，在收据联的收款单位处加盖公章或财务专用章后，而会计联则加盖现金收讫章。

（3）使用

填写完毕、盖章后，将收据联撕给付款方作为收款证明，存根联保留在收据本上备查。当日终了后，将当天开具的所有收据的记账联统一交给会计做账。

（二）现金收款的特殊处理

实务中，收到款项一般都需要开具收款收据，但也有些业务可以不开收据，如收取零售款时，营业员交来的销售日报表可以直接交给会计做账，不需要开具收据。接下来现金收款的特殊处理，主要是针对不开收款收据的情况和易错点的处理流程进行讲解。如收银员交来当天零售款和一式两联的销售日报表：

销售日报表

2016年5月20日

首先，出纳应核对收银员所交的销售日报表明细金额与汇总金额是否一致。若发现有错误，让收银员用红色的签字笔在错误金额处划线，然后用黑色签字笔在错误金额上方书写正确金额并签名；也可以重新打印正确的销售日报表。

其次，出纳应当面核对现金，确保金额正确，同时注意识别假币。

最后，出纳应根据清点无误的现金与销售日报表的汇总金额核对无误后，将现金收妥，在销售日报表上签章或开具收据。本例中不需要开收据，因此，出纳只需要在销售日报表上签字，盖上现金收讫章即可。

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三、存现业务

按照《现金管理暂行条例》规定，单位收入现金应于当日送存开户银行，当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间。出于安全考虑，公司现金当日超过库存现金限额的部分，必须及时送存银行。

库存现金限额由开户银行根据各单位的实际情况来核定，一般不超过单位3-5天的日常零星开支需要量。边远地区和交通不便的地区也可以按5-15天的日常开支留存现金。

商场、酒店等现金流动较大的企业的出纳，每天都应将当天的现金收入及时存入开户银行。转账业务相对较多、现金收入较少的企业，可向银行说明情况，根据日常现金收入的情况由银行确定收款时间：一般可以申请3-5天存一次现金；如果某天的现金收入较多，也可以在一天内分多次缴存银行。

（一）存现流程

1．整理现金

首先，将现金按币别、大小的不同进行整理归类。然后进行清点并填写存款凭证。

2．填写存款凭证

存现需要填写存款凭证才能办理，不同银行的现金存款凭证名称有所差异；中国农业银行的是现金缴款单，中国工商银行的是现金存款凭证，交通银行的是现金解款单，等等。各银行的现金存款凭证的格式有所差异，但内容大同小异。下图为工商银行的现金存款凭证：

现金存款凭证的填写事项主要包括以下内容：

日期：填写办理当天的日期。

单位全称：与营业执照的名称一致。

账号：单位在银行开立的账号。

款项来源：写明款项的实际来源，如零售款，员工还款就写个人还款。

金额：采用大小写填入，大小写必须一致，而且大小写的书写规范。

券别：出纳要将币值相同的现金分为一组，进行统计，再将分类的数量填入相应栏内。

3．去银行办理，收回存款回单

出纳将填好的现金解款单和现金交给银行柜员，银行柜员办理存款手续后，就会把加盖好银行章的回单退还给出纳，出纳只要将回单联带回来就可以了。

取回现金存款单回单联后，出纳要及时登账并交给会计做账。

（二）其他事项

1．存款凭证的来源

现金存款凭证可以在银行免费获取，如果企业经常收到现金，可以事先从银行获取多份现金存款凭证，在公司填写好后再带到银行，这样办事效率就更高了。

2．存款凭证填错的处理

若现金解款单填错了，可以直接销毁（因为上面有单位的名称和账号，所以要撕毁），然后重新拿一张填写。

3．办理存现前是否要盖印鉴

填制现金解款单不需要加盖公司的相关印章，出纳填完后将现金和现金解款单交银行柜员办理就可以了。

四、报销业务

报销业务是指企业在日常经营活动中发生的以报销形式结算的各种业务，如报销办公费、差旅费等。报销业务也是出纳应掌握的最重要的业务之一。

要报销首先要有报销单，报销单是员工为与工作相关的事项发生款项支出后进行报销时使用的单据。报销单是企业内部自制单据，形式比较多样，但报销单上所应填写的项目都是类似的。

如下图：

报 销 单

                                年  月  日             单据及附件共    页

员工办理报销业务的流程主要分为五步：

其中，出纳的工作重点在于审核付款。

（一）审核付款

1．审核

出纳收到报销单时，必须核实报销单上的要素是否完整，手续是否完备，附件是否合法，金额是否合理等。具体包括：

（1）报销日期：报销日期应当写提交报销单的日期前几天。报销日期不能是未来的日期，也不能是跨年度的时间，如今年6月，就不能报销去年8月的费用。

（2）报销人的名称。

（3）报销人所在部门的名称。

（4）报销项目、摘要：是否写清报销的原因，如购办公用品、出差、招待客户等。

（5）金额：是否写清楚要报销的金额，报销的金额不得超过附件的汇总金额，不得超过公司规定的报销标准。

（6）附件：附件张数与填写的是否一致，附件是否真实合法，附件日期是否合理，合计金额是否不小于报销单上的报销金额。附件指的是报销单后附的业务发票或证明，如购买办公用品会有商品销售发票、业务招待等会有餐饮发票。

（7）审批签字：报销业务是否经过了相关领导的批准，一般至少要有部门经理和财务经理（或其授权的会计）的签字。

2．付款盖章

出纳审核无误后，让报销人在报销单的右下角“报销人”或“领款人”处签字，然后把报销款付给报销人，付款时要唱付，最后在付完款的报销单上盖上现金付讫章，以避免重复支付。

3．审核常见问题

出纳在办理报销业务常会遇到的问题有：

（1）公司名称不对应

报销人员在报销单后所附的发票必须是开给本公司的，如果不是开给本公司的或是公司名称写错误的发票，一律不能报销。

（2）日期不对应

出纳在审核报销单时，若发现报销单与发票的日期间隔时间过大时，一般是不允许报销的，具体请参照公司的财务制度作出相应的处理。

（3）项目不对应

报销时，所报销的项目必须根据后附发票的项目填写。出纳在审核报销单时发现报销单上所报销的项目跟后附发票报销的项目不一致，一律不予报销。

（4）金额不对应

报销单所附发票的金额之和如果低于报销金额，出纳应要求报销人补齐相关发票，否则不予报销；如果发票的汇总金额大于或等于报销金额，一般以报销单上的金额为准，予以报销。另外，报销的金额不能超过企业对各部门的报销标准，具体报销标准参照公司的财务制度。

（5）没有完成审核手续

一般来说，报销单的审核手续为：先通过部门经理审核，再通过财务人员审核，最后要通过分管领导如总经理或副总经理审核。

报销单的审核流程：

对于部门有预算的报销项目，如果费用没有超过部门报销标准的，可以不经过分管领导审批。出纳收到没有按要求完成审批手续的报销单，应不予受理。具体情况参照公司的财务制度。

（二）填单审批

报销单一般由报销人处理，出纳在实际工作中经常会办理一些日常费用的支出，因此也要掌握自己报销费用时的处理，具体包括填写报销单、粘贴票据和找领导审批签字。

1．填写报销单

实务中，很多企业领导报销费用都是由出纳代为填写并办理相关的手续。报销单的填写事项主要包括填报日期（报销当天的日期）、姓名、所属部门、报销项目及摘要、金额、附件张数，按前述审核的要点去填写即可。

2．粘贴票据

实务中，不同发票的大小会有所差异，票据贴得好也是有技巧的。

粘贴前：先将所有票据分类整理好，并准备好相关用具，如胶水、粘贴单等。

粘贴时：将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸装订线和粘贴纸内侧的上、下、右三个边依次排开横向粘贴，避免将票据贴出粘贴单外。

粘贴后：要确保所有单据必须贴紧，粘贴时应避免单据互相重叠，粘贴至粘贴单时，应从右到左，由下到上均匀排列粘贴，确保上、下、右三面对齐，不出边。

如下所示：

另外，票据较多时，可以使用多张粘贴纸。对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可按粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。如果单据过小，可根据粘贴纸的尺寸多排粘贴。

3．找领导审批签字

报销人将报销单填写、发票粘贴完后，需要找相关的领导在报销单上签字。具体根据公司的相关制度执行报销手续。

五、员工借款业务

借款业务会导致公司的资金外流，所以出纳人员在处理相关业务时要特别谨慎，注意审核借款单的填写、审批流程以及借款业务的实质等是否确凿无误。

员工借款有很多种情况，如预借差旅费、业务招待费、零星采购等。下面从借款的流程、还款和常见实务问题及处理三个部分进行讲解。

（一）借款流程:

借款时，一般由借款人填写借款单，并按企业规定办理相关的审批手续，然后交由出纳付款。实务中，出纳的工作重点是借款单的审核付款及登记台账。

1．借款日期：借款日期应当写借款当天的日期。

2．借款人姓名。

3．借款人所在部门。

4．借款事由如购办公用品、预支差旅费用等。

5．借款金额：是否写清楚借款金额，金额大小写是否一致。

6．审批签字：借款单是否经过了相关领导的批准，是否符合报销审批制度。

审核无误后，出纳要让借款人在借款单下的“借款人”处签字，并将借款的金额付给借款人，付款时要唱付。同时出纳要在“出纳付款”处签字。然后，出纳应在付完款的借款单上盖上现金付讫章，以防止重复支付。最后，传递给会计人员记账。如下图：

（二）登记台账

借款台账是借款的明细账，记录了借款人的姓名、借款事由、借款时间、金额等信息。通过台账可以清楚的知道员工借款的详细信息，能更好的跟踪、管理员工的借款。

当员工归还借款时，出纳必须开具相关的证明给员工，并根据借款台账核销借款信息。

（三）实务中常见问题及处理

有时候，出纳支付员工借款后，由于借款单据不符合规定等原因，没有把借条交给会计做账，而是将借条留在保险柜里充当现金，等到员工还款时，再将借条退还，这就是我们常说的“白条抵库”现象。

白条抵库是单位库存现金管理工作中的一种典型违规行为，容易给企业资金管理带来严重的不利影响：

1．实际库存现金比账上的金额少，会影响现金支付结算，如果白条抵库金额过大，就有可能出现付款时现金不足的情况。

2．大量的抵库白条，会增加现金管理压力，降低资金使用效率。

3．随意占用资金会给公司资金的安全造成负面的影响，会增加资金被部分人员挪用的危险。

白条借款与借款单借款的区别如图：

白条借款与借款单借款的区别

白条借款与借款单借款的区别

从表中可以看到，出纳不仅很难管理白条借款，而且退还白条后，就没有发生该业务的证明，这些都不符合公司资金管理的要求；而用借款单，出纳则能很清楚地跟踪、管理员工的借款，并且整个借款事项都能在台账中反映。

为了避免“白条抵库”的现象发生，出纳不仅要严格按照企业的财务制度审核借款单，对于不符合规定的借款单，不予办理，而且在每天下班前应将当天办理的借款单交接给会计。

六、登记现金日记账

出纳要养成良好习惯，做到日事日毕。出纳应将每笔现金收、支业务及时登记在现金日记账中。现金日记账必须是订本账，账页格式可以是三栏式，也可以是多栏式。

三栏式日记账指的是账页设有借方、贷方和余额三个栏次；多栏式日记账指的是在账页的借方和贷方下分别设有多个栏次。下图为三栏式日记账的格式。

如图：

（一）登记依据

（二）登记方法

登记时，根据复核无误的收、付款凭证，按账簿登记的要求，使用蓝、黑钢笔或签字笔逐笔、序时、连续的进行登记，不得跳行、隔页。

日期栏：填写业务发生的日期。

摘要栏：以能够清楚表述业务内容为度，便于事后查对。

借方金额栏：登记库存现金增加的金额。

贷方金额栏：登记库存现金减少的金额。

余额栏：表示库存现金的余额，应根据“本行余额=上行余额+本行借方-本行贷方”的公式计算填入。

出纳就遵循“日事日毕”的原则，即当天的业务当天记录，记录当日发生额，并结出余额，最后合计本日借方、贷方发生额。

此外，一页登记完后，必须按规定结转下页。结转时，应根据“承前页”的借方加上本页的借方发生数，得出“过次页”的借方金额。同理，计算“过次页”的贷方金额，并算出余额，写在本页最后一行，并在摘要栏注明“过次页”。“承前页”的金额可以直接根据上页的“过次页”金额填写，并在摘要栏写“承前页”字样。

下面给大家演示一下：

（三）现金日记账的建账

现金日记账的建账就是将上一年度结余的余额过渡到新的账簿上。

现金日记账启用后，应将旧账簿中的余额过渡到新启用的账簿中来，在新启用的现金日记账首页首行进行记录。

（四）现金日记账的更改

现金日记账出现差错时，必须根据差错的具体情况采用划线更正、红字更正、补充登记等方法更正。出纳在登记账簿时，填写的文字、数字不能超过行高的二分之一，以备登记错误时进行修改操作。

（五）现金日记账的保管

出纳登记现金日记账后，应及时将账簿放入抽屉保管。除配合企业内外检查账、稽核等事项外，现金日记账一律不得外借，以防止财务信息外露。

第三部分：现金月末盘点及对账

一、现金月末盘点

二、对账

出纳每天下班前不仅要自查，盘点库存现金，到了月底，还需要做好相关的月末盘点及对账工作，保证账务及时核对，减少出错。

一、现金月末盘点

每月末，出纳至少要对库存现金进行一次盘点。盘点库存现金是证实账面现金是否存在的一项重要程序，是审查现金的一种必不可少的方法。

盘点现金时，由出纳盘点，会计或财务主管从旁监督，并于盘点结束编制库存现金盘点报告表。如下表所示：

库存现金盘点报告表

单位名称：                    年      月     日                  单位：元

表中：

收入凭证未记账：收到现金和凭证，但盘点时还未登记现金日记账或已盘点过后才收到凭证还没来得及登记现金日记账。

付出凭证未记账：付出现金和收到付出凭证，但盘点还未登记现金日记账或已盘点过后才收到付出凭证，还没来得及登记现金日记账。

调整后余额：账面余额+收入凭证未记账-付出凭证未记账。

实点现金：保险柜实存、清点后的现金。

备注：写明账实相符或是不相符时盘盈或盘亏的数额及原因等。

库存现金盘点报告表可以反映库存现金的账存与实存情况。填写完成后，出纳及监盘人员要在上面签字，一式两份，出纳和监盘人员各留一份。

二、对账

 对账就是核对账目，定期运用各种账簿记录进行核对，以保证账簿记录的真实性和准确性，保证会计报表数据的真实、可靠。

现金日记账是根据现金收、付款凭证逐笔登记的，因此需要核对账目的内容、金额、方向是否完全一致。

每月末，出纳应将现金日记账结出余额并查清现金实有数，与会计账上的现金余额进行核对，核对的结果应当一致。

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