凭证填制与审核

主讲老师：刘思明

一、原始凭证的填制

1．记录真实

必须真实、准确地填写经济业务发生的日期、内容、数量、单价、金额等要素，确保凭证所记录的内容真实可靠。

2．内容完整

原始凭证的各项内容，必须想尽地填写齐全，不得遗漏，而且凭证填写的手续必须完备，符合内部牵制原则。主要有以下几点：

（1）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；

（2）购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明；

（3）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁；

收据的三个联次：

①存根联：不允许被撕下来，必须在收据本上；

②客户联：撕下来交给购货方，作为购货方已付款凭证；

③记账联：撕下来交给本单位会计、作为收款凭证入账；

 思考

收据作废，是否需要三联次齐全？收据、发票只能给客户其中之一？

（4）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据；

（5）职工公出借款凭据，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。

例如：

1月5日，员工张三凭领导签字的借据、向公司借了1 000元用于出差；

1月8日，张三来报销此次出差费用，差旅费合计1 200元。

（6）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件；如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

3．手续完备

（1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；

（2）从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章（如零星支出可不取得发票）；

（3）自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章；

（4）对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。

4．书写清楚、规范

填制原始凭证，字迹必须清晰、工整，并符合下列要求：

（1）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

例如，RMB￥，RMB，CNY，AUD，HKD，USD，CAD，JPY

（2）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“——”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。

例如，101.00的写法：101.—         √

          101.10的写法：101.1—        ×

（3）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。

（4）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

（5）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

5．连续编号

各种原始凭证要连续编号，以便考查。如果凭证已预先印定编号，如发票、收据，应按照编号连续使用，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，与存根一起妥善保管，不得撕毁。

6．填制及时

各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。例如财务制度规定自开票日期起三个月内完成报销，否则不予受理。

7．不得涂改、刮擦、挖补

各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，若填写错误，应采用规定的方法予以更正。

原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。

原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

二、原始凭证的审核

取得的原始凭证必须经过会计人员的审核，只有经审核无误后的原始凭证，才能作为编制记账凭证的依据。原始凭证的主要审核内容：

1．审核原始凭证的真实性

审核日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。

2．审核原始凭证的合法性

审核原始凭证所记录的经济业务是否违反国家法律法规，是否符合有关的批准权限，是否履行了规定的凭证传递程序，是否有贪污挪用等行为。

3．审核原始凭证的合理性

审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。

例如，单价上浮50%；年末突击使用预算结余（控制方法：报销进度、时间进度）。

4．审核原始凭证的完整性

审核原始凭证各项基本要素是否填写齐全，日期是否完整、数字是否清晰、文字是否工整、有关签名或盖章是否齐全、凭证联次是否正确，有无漏项。

例如，不是有领导签字就行，还要看是否在职责范围内、是否在授权范围内。

5．审核原始凭证的正确性。

审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确，书写是否规范，联次是否正确，大小写金额是否相符等。

6．审核原始凭证的及时性。

审核原始凭证时，应注意填制日期是否是经济业务发生或完成时候的日期，或者相近；各种票据是否过期等。

例如，增值税发票抵扣联认证期限；公司制度（购置设备的发票因业务推迟报销影响折旧计提）；海关进口增值税申请比对认证期限等。

7．对于真实、合法、合理但内容不完整、手续不完备、填写有错误的原始凭证，会计人员应退回给经办人员，要求经办人补办手续或进行更正；对于不真实、不合法、不合理的原始凭证，会计人员应不予办理、涉及弄虚作假、严重违法的原始凭证还应当予以扣留，并及时向单位负责人或有关部门报告。

三、记账凭证的填制

记账凭证必须具备的内容包括：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、审核人员、记账人员、财务经理签名或者盖章。与收款和付款相关的记账凭证还应当由出纳人员签名盖章。

例如，会计软件，一般都是记账凭证，涉及收付款的，需要出纳点击“签字”后才能由会计点击“记账”。

1．填制日期

记账凭证是在哪天编制，填制日期就写哪天，并不是一定要与原始凭证上的日期相同。（填制日期一定是要晚于原始凭证上的日期，或者与原始凭证上的日期相同；）

2．凭证编号

记账凭证必须连续编号，企业可以按收款、付款、转账三类业务分别编号，也可以细分为现收、现付、银收、银付、转账五类分别编号。

一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。例如，1/13，2/13，3/13……

3．摘要

“摘要”栏是对经济业务的简要说明，摘要应当简单明了、全面清楚，能够正确、完整地反映经济活动的来龙去脉、切记含糊不清。比如，更正前期错误凭证，应写明错误凭证的日期、号码和错误原因。

4．会计科目及其记账方向

会计科目应当根据经济业务的内容确定，必须正确使用，不得任意改变、简化会计科目的名称，有关的二级或者明细账户也要填写齐全。会计科目借贷方向要正确、对应关系要清晰。

提示：科目应到末级、财务费用记账方向、销售退回收入等的处理。

【例题1】

1#1月5日，取得银行手续费回单，金额10元

借：财务费用                                                     10

贷：银行存款                                                     10

2#1月6日，取得银行收费回单，金额5元

借：财务费用                                                     15

贷：银行存款                                                     15

3#1月30日，发现2#凭证有误，进行更正

做法一：

借：财务费用                                                    -10

贷：银行存款                                                    -10

做法二：

①借：财务费用                                                  -15

贷：银行存款                                                  -15

②借：财务费用                                                    5

贷：银行存款                                                    5

做法三：

借：银行存款                                                     10

贷：财务费用                                                     10

4#1月31日结转财务费用到本年利润

按照1月30日做法一、做法二的更正后，结转时处理：

借：本年利润                                                     15

贷：财务费用                                                     15

按照1月30日做法三的更正后，结转时处理：

借：本年利润                                                     15

财务费用                                                     10

贷：财务费用                                                     25

按照做法一进行账务处理的明细账如下：

按照做法三进行账务处理的明细账如下：

 注意

当科目涉及更正的时候，科目余额表上的科目发生额并不一定是真正的发生额

5．附件

记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表编制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上；例如，出差同时宴请客户；

除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证；如果一张原始凭证涉及几张记账凭证的，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件；

一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额费用分摊情况等。

6．记账凭证的更正

（1）如果在填制记账凭证时发生错误的，应当重新填制；

（2）已经登记入账的记账凭证，在当年内发现错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。

如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。

（3）发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

四、记账凭证的审核

所有填制好的记账凭证，都必须经过其他会计人员的认真审核。只有审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。记账凭证的主要审核内容包括：

1． 记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致。

2．所用会计科目是否正确，对应关系是否清晰，金额是否正确。

3．记账凭证中的项目是否填制完整，摘要是否清楚，有关人员的签章是否齐全。

4．记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销；

5．实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字；

6．记账凭证应连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加装封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章；

7．对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号；

8．原始凭证原则上不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记账簿上登记，并由提供人员和收取人员签名或者盖章。

五、记账凭证审核操作练习