行政事业单位会计档案管理

主讲：白惟

目 录

一、会计档案建立与保管

二、会计档案移交

三、会计档案借阅

四、会计档案销毁

五、电子会计档案管理

六、会计档案管理工作存在的问题及对策

一、会计档案建立与保管

（一）会计档案概述

（二）会计档案的整理与保管

（一）会计档案概述

1．会计档案基本概念

根据《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）规定，会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

单位应加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

2．会计档案管理机构

财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

单位档案管理机构（单位的档案机构或者档案工作人员所属机构）负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

3．会计档案的种类

（1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（3）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（4）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

4．保管会计档案的意义

行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料证据，在提供宏观决策信息、保障单位利益、加强财务管理等方面具有不可替代的作用。

（1）为宏观决策提供参考信息。会计档案是行政事业单位经济活动中形成的基础资料。做好会计档案管理工作，有助于为行政事业单位各种经济统计工作提供准确、真实、完整的基础数据。通过对会计档案反映出来的数据进行逐级汇总，掌握有关财务计划和预算的执行情况，通过对这些情况进行统计分析，可以为宏观决策提供参考信息，有助于制定更加合理的财务计划、预算和决策。

（2）保障行政事业单位利益。我国经济活动迅猛发展的同时，也存在一些单位和个人钻法律和政策的空子，在财务活动中巧立名目、铺张浪费，甚至中饱私囊，致使国有资产流失。做好会计档案工作，可以将财务活动的情况真实地记录下来，包括违反国家财经法纪的情况也会被会计档案记录和反映出来。通过对会计档案进行检查、分析，可以及时发现问题，打击违法乱纪的行为，从而保障行政事业单位利益。

（3）有助于提升财务管理水平。财务工作项目繁多、要求精细、标准严格，做好会计档案管理工作，有助于财务工作的规范操作，提高工作效率，使会计档案的查阅更为便捷，同时还便于在财务岗位工作人员发生变动时，新接手的人员可以及时了解情况、开展工作。为做好会计档案管理工作，更有效地利用会计档案，就必须建立和完善会计档案管理的规章制度，明确有关会计事项、工作流程和业务规范，明确各环节的管理标准，从而促进财务工作的专业化和标准化，从整体上提高财务工作水平。

（二）会计档案的整理与保管

1．会计档案的整理

单位会计管理机构（单位的会计机构或会计人员所属机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

2．会计档案的保管

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

各类会计档案的保管期限原则上应当按照《会计档案管理办法》规定执行，办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。单位会计档案的具体名称如有同办法所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

行政事业单位会计档案保管期限

二、会计档案移交

（一）制度规定

（二）会计档案移交流程

（三）会计档案移交的注意事项

（一）制度规定

1．移交的时间要求

《会计档案管理办法》第十一条规定：当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

2．移交时的手续

《会计档案管理办法》第十二条规定：单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

3．移交时的案卷要求

《会计档案管理办法》第十二条规定：纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

4．交接双方的责任

《会计基础工作规范》第三十五条规定：移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。

如果移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内发生的，那么他应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即使接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，也应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已经交接而推卸责任；

如果所发现的会计资料真实性、合法性方面的问题不在原移交人员的经办期间发生，而是在其后，则不应由原移交人员承担责任，应由接管人员承担责任。

（二）会计档案移交流程

1．交接前的准备工作

（1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；

（2）尚未登记的账目，应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人印章；

（3）整理好应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料；

（4）编制移交清册，列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容；

（5）会计机构负责人（会计主管人员）移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚。

2．移交点收

移交人员离职前，必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接管人员移交清楚。接管人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是：

（1）会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中加以说明，由移交人负责。

（2）银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户的余额核对相符；

对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。

（3）实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。

3．专人负责监交

为了明确责任，会计人员办理工作交接时，必须有专人负责监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止流于形式，保证会计工作不因人员变动而受影响；保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小，以强凌弱，或采取非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证件。

4．交接后的有关事宜

（1）会计工作交接完毕后，交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章，并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。

（2）接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。

（3）移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

（三）会计档案移交的注意事项

1．单位因为业务移交其他单位办理所涉及的会计档案

应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接的单位保存，并按照规定办理交接手续。

2．单位分立

（1）单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案；

（2）单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

3．单位合并

（1）单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；

（2）单位合并后原各单位仍存续的，仍应由原单位保管。

4．建设单位在项目建设期间形成的会计档案

需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

5．单位之间交接会计档案的

交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

6．个人交接时

交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案交清册上签名或者盖章。

7．单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的

在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

8．单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

三、会计档案借阅

（一）制度规定

（二）会计档案借阅管理流程

（一）制度规定

《会计档案管理办法》第十三条规定：单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

（二）会计档案借阅管理流程

四、会计档案销毁

（一）制度规定

（二）会计档案销毁程序

（一）制度规定

1．定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定

《会计档案管理办法》第十六条规定：单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

2．会计档案鉴定工作牵头机构

《会计档案管理办法》第十七条规定：会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

3．其他规定

《会计档案管理办法》第十九条规定：保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

（二）会计档案销毁程序

五、电子会计档案管理

（一）发展历程

（二）管理要求

（三）电子会计档案管理规范

（四）最新制度规定

（一）发展历程

1984年，财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。办法实施10多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。

近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，已经无法较好地适应经济社会发展需要，尤其是随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。

从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013至2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。

2014年，财政部、国家档案局着手修订原《会计档案管理办法》 ，形成了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。

2015年9月，财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论《会计档案管理办法（修订草案）》，最终形成新《会计档案管理办法》。

为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，2020年3月23日，财政部、国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）。

（二）管理要求

新《会计档案管理办法》的最大亮点就是增加了电子会计档案的相关规定，在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定：

1．将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

2．规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

3．要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

4．要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

（三）电子会计档案管理规范

为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，新《会计档案管理办法》对电子会计档案的管理进行了规范：

1．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

该条强调了两方面内容：一是电子会计资料的来源要真实有效，二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机等电子设备，不能有人为干预从而导致会计信息不可靠的中间环节。

其中：

单位内部形成的电子原始凭证，需要在信息系统中内嵌符合单位授权审批管理制度的审批流程，完成有效的审批程序。例如通过办公自动化系统审批生效的电子文件、在费用报账信息系统中填制并经审批的费用报销申请单等。

单位内部形成的电子记账凭证，可由会计核算软件根据设定规则自动生成，或由会计人员在会计核算软件中直接编制的记账凭证。

对于会计账簿和财务会计报告，可由会计软件根据电子会计资料自动生成（如总账、明细账、日记账、财务报表）或在信息系统中建立并经过有效审批（如固定资产卡片）。

单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过程安全可靠。

需要特别注意两点：

第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。

第二，如电子会计资料的生成方、发送方来源不可靠或不具有权威性，不得仅以电子文件归档。

2．使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

会计核算系统是为单位会计核算、财务管理直接采集会计信息与数据，生成会计凭证、会计账簿、财务报表等会计资料的核心会计软件，是电子会计档案归档的重要信息系统。

本条中的“读取”是指：一是会计资料要以会计人员可以理解的形式呈现，而不能是单纯的计算机代码和纯数据；二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不能是体现特殊业务逻辑的内容格式。

本条中的“输出”是指，会计核算系统应当具有提供导出电子会计档案的接口，会计档案的存储格式要符合国家标准归档格式。

本条中的“设定了经办、审核、审批等必要的审签程序”是对电子会计档案在形成过程中所采取的风险控制手段。

对于自动生成的凭证，原始数据产生的过程往往就已伴随着审核和控制，只要数据传递和转换过程中没有新的风险产生，则可视同已自动审核。其他手工编制的会计凭证或会计信息传输过程中涉及人工干预的，应设定必要的审签程序。

3．使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

电子档案管理系统是对电子会计档案进行采集、归档、编目、管理和处置的信息系统，会计档案电子化要求单位建设与管理要求相适应的档案管理系统。电子档案管理系统功能要求可参照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194）。

其核心要求是：电子会计档案应脱离原生成系统进行归档保存。

为了保证会计档案的线索性和相互关联性，应建立电子会计档案与其相关联的其他纸质会计档案的检索关系，也就是在电子档案管理系统中调阅电子会计档案可以准确定位对应纸质会计资料的归档存放位置，反之，查阅纸质会计档案时也可以利用关键信息查找电子会计档案的内容。

如可以使用“年份+摘要+记账凭证号”或类似编码规则形成标准条形码，粘贴在相关联的纸质原始凭证首页。纸质原始凭证组卷、装盒后，分别编制标准的档案号和盒号条形码，在电子档案管理系统中为电子记账凭证与上述条形码建立关联关系，便于电子档案与实体档案之间相互检索。

需要注意的是：

第一，系统升级后不再兼容原生成系统的，对原生成系统也应进行归档保存；涉及硬件设备更新换代可能无法继续读取以前生成的电子会计档案的，还应将硬件设备进行保存。

第二，因系统运行维护需要而对原生成系统进行的备份，无论是在线的还是离线的，都不是真正意义上的归档保存。

4．采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

档案的本质属性是原始记录性，传统的纸质会计档案具有信息与载体完整不可分割的特点，并且修改后通常会留下痕迹。但是，电子会计档案可以在不同载体之间转换存储，尤其是随着信息技术的发展，数据篡改变得容易且难以被发现，因此，采用信息安全技术手段来保证它的真实性和完整性显得尤为重要。

单位应采用技术和管理相结合的方式，保证电子文件在收集、移交、检测、整理和电子档案保管、利用、迁移、移交等过程中操作的清楚确定性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，并妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据，保证电子文件和电子档案信息不被非法更改。

建立电子会计档案的防篡改机制主要包括：

（1）制定相应的风险控制策略，防止会计核算系统、电子档案管理系统在运行和业务处理过程中发生有意或无意的危害信息完整性和真实性的变化，并具备有效的业务容量、业务连续性计划和应急计划。

（2）电子文件收集过程保证防篡改。

（3）利用电子档案管理系统保证电子文件在鉴定、整理、移交过程中不被篡改。

（4）需手工管理的电子档案，通过多人监督、特征比对等方式确保电子档案在整理、移交、鉴定、保管、利用等过程中不被非法修改；采用存储环境管理等方式确保离线存储的电子档案不被非法更改。

（5）采用实时连续监控、信息确认技术等措施确保离线备份和离线传递的电子档案不被非法更改。

（6）保证电子档案管理系统运行维护过程中电子档案真实、不被非法更改；

（7）单位应采取有效措施保证电子档案管理系统中的职责分离。

5．建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

建立电子会计档案的备份制度是保证会计资料安全的基本要求。相对于纸质资料，电子资料存在更多的灭失风险因素，易受高温、潮湿、电磁、剧烈震动等影响而失效。在会计资料打印输出的情况下，纸质资料与电子资料实际形成相互备份关系，而一旦不打印了，则对于电子资料的备份要求就应相应增强。电子档案管理系统的备份应当依照《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56）进行。

需要指出的是，“有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”对单位的要求比较高。例如，要防止人为破坏，需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施，防止和减少无关人员对设备的接触。但是，对于规模较小的行政事业单位，这些条件比较难以实现。小规模的行政事业单位可以选择采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务，实行会计资料的无纸化管理。此外，具备一定规模的会计代理记账机构也可能具备上述条件。

6．形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；

新《会计档案管理办法》规定保管期限为永久的会计资料必须以纸质形式归档保存，如年度财务会计报告、会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书等。

各单位自行鉴定认为具有重要保存价值的其他会计档案也应以纸面形式保存。

7．电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

以上要求中：

第1、7项规定是确保电子会计档案的真实，第2、3、6项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第4、5项规定是确保电子会计档案的安全。

单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第1至6项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第1至7项规定。

（四）最新制度规定

2020年3月23日，财政部、国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）

1．明确了电子会计凭证的范围：指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

2．明确了电子会计凭证的法律效力

（1）来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

（2）符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

3．明确了可仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的条件

除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

（1）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

（2）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

（3）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

（4）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）等要求。

4．其他要求

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

六、会计档案管理工作存在的问题及对策

（一）存在的问题

（二）加强会计档案管理工作的对策

（一）存在的问题

1．对会计档案管理工作不够重视

大多数行政事业单位的管理者通常对财务工作比较重视，但主要是侧重于财务会计直接与单位活动或决策密切相关的核算、管理、决策等方面，会计档案管理工作因其并不直接反映业务活动而不被重视。会计档案管理人员认为会计档案管理工作是一项费时费力又不讨好的工作，工作应付性较强。

2．会计档案管理制度不健全

目前部分行政事业单位，尤其是一些规模相对较小的行政事业单位没有结合国家的办法规定制定符合自身发展的会计档案管理制度，把会计档案管理仅仅简单地等同于会计档案的保管来对待。有些单位虽然制定了制度但没有严格执行，制度流于形式，难以发挥其应有的作用。

3．会计档案管理条件比较落后

由于单位管理者对会计档案管理重视不足，往往忽视对档案管理硬件和软件条件的投入。部分单位档案存放场所过于简陋、防盗防潮防火防虫防光防温防尘等设施不齐全、档案陈列架和陈列盒等存放设施不符合要求，缺乏专业的会计档案管理软件。此外，尽管越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，但很多单位在电子档案和图片档案的管理设施方面仍然比较匮乏。

4．会计档案管理人员水平参差不齐

部分行政事业单位没有配备专（兼）职会计档案保管人员，会计档案的整理归档一般由会计人员完成，而会计人员档案管理的做法通常靠本单位老会计人员的传帮带，很少有单位组织会计档案管理知识培训，会计人员也很少获得来自财政部门和档案管理机构的业务指导。档案管理人员业务水平参差不齐，影响着行政事业单位会计档案管理水平的高低。

5．会计档案管理基础工作不规范

部分行政事业单位会计凭证装订不及时，存在会计凭证丢失的情况。装订活页账簿时没有装订封面，也没有按照页码或顺序装订成册，会计报表分散存放未按月装订。会计档案立卷未分别按照保管期限立卷归档，而是在一个档案盒内随意存放。档案的查阅和销毁方面，也存在程序不规范、手续不齐全、交接不清楚等情况，造成档案查阅困难、销毁不及时、积案过多、毁损严重等一系列问题。

6．缺乏对会计档案管理工作的监督机制

行政事业单位在进行财务审计及财务检查工作时，很少将会计档案的规范化管理当作重要检查事项。由于缺少相互制约监督的机制，容易滋生出会计档案造假、篡改会计档案等问题。

（二）加强会计档案管理工作的对策

1．提高对会计档案管理重要性的认识

行政事业单位领导应认识到会计档案管理的重要性，将会计档案管理工作纳入日常工作进行管理。理顺会计档案管理体制，明确会计档案保管的责任机构。建立健全会计档案管理工作责任制度，对各责任人的职责进行明确，保证会计档案管理各项工作都能落到实处。

2．严格执行会计档案管理制度

行政事业单位应结合国家有关部门的规定，全面优化会计档案管理流程。依据会计基础工作规范以及档案管理办法等制度规定，结合本单位工作实际，制定切实可行的档案管理制度，并在实际工作中严格、规范地执行。

3．加大对会计档案管理的投入

在硬件设施方面，根据实际需要更换与添置档案室的硬件设备，如空调、灭火器、防盗门等，配备打印机、计算机、扫描仪及去湿机等现代化办公设备，实现信息化的会计档案管理需求。

在软件方面，创新建立电子信息数字化会计档案。随着互联网技术的飞速发展，电子信息数字化会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用，也大大降低了档案管理的成本。

4．提高会计档案管理人员业务水平

加强对会计档案管理工作人员的业务培训，使其掌握档案管理的操作技能与管理方法。一是在会计档案管理人员上岗前进行岗前培训，掌握会计档案整理的基本知识、基础业务与操作技能，从源头上做好会计档案管理的基础工作；二是在工作过程中定期进行培训，强化会计档案管理人员的执行力及工作责任心；三是在单位财务机构内部财务人员之间做好“传、帮、带”工作，传承好的做法、技术和经验，不断提高会计档案管理水平。

5．加强会计档案管理基础工作规范

一是规范会计档案整理和归档。对会计凭证要及时进行整理装订，对封粘、签章要进行规范。按月份要求对会计凭证依据先后顺序装入凭证盒，财务报告、会计账簿及其他会计档案逐卷装入档案盒，并且要在盒面上写清楚盒内档案的内容。对会计电算化系统产生的会计凭证、报表、账簿、系统日志等数据要定期采用统一的纸质进行打印装订并存档，同时做好数据备份。

二是规范会计档案保管。如果单位建立有综合档案室，会计档案可由财会部门保存一定时间后按照相关规定交由综合档案室保管；如果没有综合档案室，则由财会部门指定专人对会计档案进行妥善保管。

三是严格执行会计档案的查阅和销毁制度。会计档案查阅、借出、送还、移交、销毁各个环节都应有规范的记录，明确各环节时间和责任人，做到责任明确、内容完整、时间清楚。做好会计档案鉴定工作，妥善保管有价值的会计档案，对已到保管期限需要销毁的会计档案，依法依规进行档案销毁。

6．完善会计档案监督机制

财政、审计和税务等部门在对行政事业单位业务进行检查时，应将会计档案管理纳入检查内容，督促行政事业单位形成重视会计档案管理的良好风气。行政事业单位内部也应建立会计档案管理监督工作机制，对档案管理中的立卷、归档、保存、查阅、销毁等工作进行监督，将会计档案监管工作作为单位内部控制管理的重要内容。