内控实践——销售与收款环节

主讲：马军生

目  录

一、销售环节风险与人员、计划内控

二、销售合同与货物内控

三、客户与信用风险管理

四、应收账款管理与催收

五、销售环节的财务管控

一、销售环节风险与人员、计划内控

1．销售业务主要环节

（1）销售计划管理

（2）客户开发与信用管理

（3）销售定价

（4）订立销售合同

（5）发货

（6）收款

（7）客户服务

（8）会计系统控制

2．销售职责/权限设置

（1）不相容职责未分离

（2）销售谈判、签订授权程序不完备

（3）销售合同审核审批分级授权不合理

（4）权限设置模糊不清

（5）销售谈判、合同签订无必要的专业人员审核

（6）无相应责任追究机制

【案例1】销售业务人员挪用5 000多万

某上市公司销售中心业务人员收取银行承兑汇票未缴存单位形成职务侵占情况进行立案调查，经初步调查，涉案资金5 750万元，扣除公安机关扣押的财产后全额计提坏账准备4 145万元，截止报告日，调查结果尚未出具，与之相关的财务报告内部控制运行失效。

反思：四年多的时间，为什么这么重要的内控缺陷，无论是公司领导、业务、财务、内审还是外审一直未能发现？该类现象并非个案，在很多公司都有出现。

思考：企业和珅用不用？

求教：老师，我现碰到一个的棘手问题，“面对一个经常违反公司政策，吃里扒外、损公肥私……，但能创造业绩、利润，且又掌握了大量客户资源的资深营销经理，是除之？去之？留之？用之？…怎么办？”

【案例2】：某外企销售经理职务侵占案

2006年至2018年，被告人周某伙同羊某及胡某、吴某、黄某（均另案处理）利用负责设立经销商、产品定价审批、报价及合同审批等职务便利，将由上述人员参与成立、控制或者其他有关系的企业授权为史陶比尔公司经销商，并要求已与史陶比尔公司业务员谈妥价格的客户转而向上述企业采购产品。随后，被告人周春华等人利用职务便利，利用上述企业低价向史陶比尔公司购入客户所需产品，再加价销售给客户，从而侵吞史陶比尔公司的财产，共计人民币2 770万元。

3．销售环节的不相容职责分离

建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

销售与收款不相容岗位至少应当包括：

（1）客户信用管理、与销售合同协议的审批、签订。

（2）销售合同协议的审批、签订与办理发货。

（3）销售货款的确认、回收与相关会计记录。

（4）销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。

（5）销售业务经办与发票开具、管理。

（6）坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。

4．销售计划管理

典型问题：

（1）未编制有效的销售计划

（2）销售计划编制未充分搜集信息

（3）销售计划未经内部恰当沟通/讨论/审核

后果：

整体经营/采购等计划缺乏基本前提

【案例3】： 某服装企业的销售计划

示例：某服装企业的销售计划缺陷

未对市场趋势进行深入研究，由总部拍脑袋制定销售计划，然后与子公司讨价还价后定出子公司销售目标，销售目标缺乏基础；

销售计划没有在各个片区、产品、季节、业务员进行分解，难以具体落实；

没有制定与销售数量指标配套的销售资源投入计划和方案，销售业务员无从制定具体的销售活动方案；

销售计划中缺乏对回款、费用的考核指标。

结果：

应收账款高企

库存积压

销售费用高居不下

销售人员积极性受到严重挫伤，次年大量离职

IBM的WATERFALL预测

IBM的销售预测

5．典型销售计划应具备要素

（1）上一周期销售计划执行情况分析

（2）市场预测和竞争形势分析

（3）制定年度销售计划目标

①市场开发计划②产品开发计划③价格计划④渠道开发计划⑤营销资源投入计划⑥销售组织计划⑦销售预算

……

二、销售合同与货物内控

1．销售流程的内控漏洞

（1）销售订单缺乏审核/审批

（2）销售条件未经确认

（3）销售合同签订缺乏审核/审批

（4）销售发货缺乏计划和审核/审批

（5）销售收款管理不及时、不规范

（6）销售过程中的检查核对机制缺失

2．控制要求——谈判与合同签订

（1）重大的销售业务谈判应当吸收财会、法律等专业人员参加，并形成完整的书面记录； 

（2）销售合同应当经过严格审核，其中重要的销售合同，应当征询法律顾问或专家的意见 。

3．控制要求——发货管理

（1）发货和仓储部门应当对销售通知进行审核，严格按照所列项目组织发货

（2）销售仓储部门只有取得销售部门编制和签字认可的发货通知单才能发货，避免重复发货；数量重大的发货，需要与销售部门核对后再发货；

（3）应加强销售退回管理，分析退回原因，及时妥善处理；

（4）做好销售业务各环节的记录，填制相应的凭证，设置销售台账，实行全过程的销售登记制度；

（5）实际发货的品种、数量和时间应记录在有关账册和发货通知单备付联上，并将其中一联交会计部门登账，避免延迟入账。

4．控制要求——退货管理

（1）企业的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。要求退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门和人员各司其职，分别控制实物流和会计处理。

（2）销售退回的货物应当由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应当对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门应当在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告

（3）财会部门应当对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜；企业应对退货原因进行分析并明确有关部门和人员的责任。

①验收客户退回的货物。

②填制退货接收报告。

③调查退货索赔。

④核准退货。

⑤填制和邮寄贷项通知单。

三、客户与信用风险管理

1．信用管理：

（1）未设置销售信用审核程序

（2）信用审核所依据的基础信息粗糙

（3）未对客户建立持续更新的信用档案

【案例4】： 四川长虹

2．销售内控要点：信用管理

（1）应制定合理的信用政策和信用评价标准

（2）应当加强市场调查，合理确定信用方式

（3）应当健全客户信用档案，根据对客户的调查，针对每个客户制定信用额度，关注重要客户资信变动情况

（4）加强信用数据的搜集、整合、分析工作，并建立连续的信用记录

（5）对于境外客户和新开发客户，应当建立严格的信用保证制度

（6）应建立适当的专业分工，确保不相容职责有效分离，确保审核人员的专业性：销售业务与信用检查、信用额度确定是不相容业务，不能由同一人负责

（7）应建立适当的分级授权信用审核机制应分级设置批准赊销信用的权限，并在程序中设置操作权限，不同信用额度的赊销由不同层次的管理人员审批

3．信用管理体系建设

全程信用管理模式

4．建立信用管理制度的基本程序

5．公司信用政策主要内容

6．客户资信等级

7．客户档案管理

应加强销售人员的敏锐触觉，充分并及时获取客户的资料，并不断更新。

参考之一：客户的基本信息调查表

参考之二：实地调查记录表

8．审批程序

四、应收账款管理与催收

1．账龄记录表

2 ．账龄分析表（企业整体）

1．应收账款余额/年度信用销售总额=1 000 000/5 000 000=20%

2．应收账款余额/流动资产=1 000 000/10 000 000=10%

3．应收账款余额/资产总额=1 000 000/30 000 000=3.33%

与企业上年度做比较

与行业平均水平做比较

3． RPM法则

RPM监控法  Receivable Portfolio Management

（应收账款跟踪管理）

4．企业追账

5．跟进工作

一般客户收账程序

下列收账程序示意表接近国际惯例，展示通常情况下的催收步骤。在实际操作过程中，各欠款时间段内所有相关部门都必须共同参与，以达到最大成效。

6．公司债权保障

交易单据完整性及一致性：

（1）交易单据的完整性至少应该包括：合同或订单，客户收货时的有效签收证明以及发票底联；

（2）合同或订单是证明交易发生法定依据；

（3）客户收货确认书是履行合同义务的主要依据，同时又是主张债权时的强有力证明；

（4）发票底联则是财务处理环节中的有效证据；

（5）公司内部使用的各种管理单据。

7．信用风险及应收账款管理关注点：

（1）客户档案管理

（2）授信管理

（3）应收账款管理工具

（4）应收账款催收

（5）不相容职责分离

五、销售环节的财务管控

1．销售价格管理

（1）未制定严谨的销售政策/销售价格体系

（2）销售政策/销售价格体系执行不力

（3）价格体系的制定缺少与财务部门的沟通

（4）销售定价权缺乏有效管理

（5）价格折扣/折让实施缺乏控制

2．销售内控要点：销售价格管理

（1）企业就需要有统一的市场定价政策

（2）企业应当制定出较为详细的折扣政策。

（3）任何折扣政策必需得到最高管理当局的认可；

（4）一项给予客户的折扣应经过销售部门经理的签字认可；

（5）折让行为偶尔发生，要有更多的授权控制

（6）价格标准的制定应与财务部门充分沟通

①价格政策应与销售人员、代理商充分沟通

②建立价格执行的检查、监督机制

讨论：新任总经理发现各商铺出租价格标准不明确，合同签订随意。

【案例5】：重庆某超市主管携8 000万货款失联

“某超市重庆二店酒水部杨某某跑路了，重庆多个酒水商被骗。” 商报记者调查发现，除了酒水商外，疑被杨某某卷走款中还涉及粮油批发商、餐饮企业等近30家企业和个体户。刘泽华手中的打款凭据显示，他在3月26日分3次向杨某某的私人账户上共打款55万元，但他称，“目前，我才收到大约价值4.4万元的400件货，还有4 600件货没发给我。”

三十岁出头的刘江是南岸区某商贸公司的老板，他先后向杨某某的私人账户上汇去货款2 200万元，是所有商家中涉及款项最多的。一共有22家商户，涉及的资金7 189万元。多名商家表示，这是目前相互取得联系的商家名单，估计大约还有十几家商家未登记，“其中还有成都的，涉案金额估计超过8 000万元”。他们表示，报案商户的相关打款证明原件已全部交给了公安机关。

为何数千万元的交易是通过员工个人的私人账户进行？杨某某为何又能轻易携巨款资金“失联”？

“和他合作了6年多了，感觉他人很诚实，而且也没有什么不良嗜好，在超市，他是那种领导敢为他人品拍板的人”，刘泽华说，他脑海中的杨某某是在整个体系中非常吃得开的人，感觉他（杨某某）就是超市对外酒水、油类、饮料等商品大宗交易的代言人，一直对他深信不疑”。“我们这次栽了大约860万元”。 “最初的时候还签合同，后来都不用签了，直接打款，然后第二天收货”。刘江等人介绍，他们这些商户先打款到杨某某的私人账户，随后由超市发货给他们，不开具任何发票和凭证。而杨某某给他们的解释是，这样能拿到更低的价格。

3．收款管理的内控要点

（1）明确收款程序和收款职责分工，指定收款账户。

（2）建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门负责应收账款的催收，催收记录（包括往来函电）要妥善保存，财会部门督促销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

（3）按客户设置应收账款台账，及时登记并评估每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，分类管理，针对不同性质的应收款项，采取不同方法和程序。

（4）应严格区分并明确收款责任，建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度，及时清理催收欠款。

①为确保应收账款账户数据的真实性、及时做好应收账款清账记录，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度。

（5）对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销。

（6）对应收未收回的应收客户，制定针对该客户的信用政策和坏账预期。为应对坏账风险的冲击，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。

（7）加强商业票据管理，明确商业票据的受理范围，严格审查商业票据的真实性和合法性，防止票据欺诈。

①定期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录，及时发现并处理销售与收款中存在的问题；同时，还应定期对库存商品进行盘点。

②定期与往来客户通过函证等方式，核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。

【案例6】：某互联网公司业务被骗

2020年6月29日，T公司称申请查封、冻结L公司名下价值1 624万元财产的诉讼请求，已获得法院支持。

同日晚，L公司否认与T公司进行过任何商业合作，并已向警方报案。

7月1日，警方通报称，有3人伪造L公司公司印章，冒充市场经营部经理与T公司签订合作协议，并称3人的目的是获取配套赠送的网络游戏礼包码并倒卖获利。

7月10日，双方发布联合声明，已厘清误解。

思考：某互联网公司的财务内控

1．合同签订时，财务是否参与联合审核，对合同的付款方式和付款进度进行控制？

2．财务是否对业务定价进行把关？

3．合同签订后是否送到财务（或财务能够通过信息系统查看），并及时了解和跟踪合同履行进度？

4．合同履行时，客户已欠款但还没有开票确认收入，财务是否有台账，跟踪催收？

5．财务是否掌握客户联系人信息？是否进行独立对账？

6．财务对应收款情况，是否定期进行账龄分析，对逾期及异常的应收款，上报管理层采取措施？

7．对逾期账款，采取催收行动时，是否有财务共同参与？

8．审计部门是否有跟进？

4．销售循环财务职能监督

控制要点归纳：

（1）熟悉业务，对重大的业务事项应充分了解业务背景（如熟悉合同，了解合同履行进度）。

（2）严格遵守不相容职责分离原则。

（3）严格把控资金往来，做好事项、单据、金额以及审批手续的复核确认工作。

（4）做好未达账项的核对确认工作，应做到定期检查核对，并重点关注重大金额和重要客户。

（5）与业务部门和客户都应充分沟通。

（6）充分运用财务分析工具。

（7）严格遵循财务规章制度。