行政事业单位会计账簿的“前世今生”

主讲：郭明建

课程简介

设置和登记会计账簿，是重要的会计核算基础工作，是连接会计凭证和会计报表的中间环节，做好这项工作，对于加强经济管理具有十分重要的意义。

本课程将结合行政事业单位行业特点，理一理相关会计法规及其对会计账簿的要求，介绍会计账簿的概念、构成、种类和会计账簿的设置，详细讲解会计账簿的登记、优化会计账簿的技巧，合理归档会计工作成果，以全面做好会计账簿管理。

▪ 目 录

一、理一理会计法规的“左邻右舍”

二、汇一汇会计法规对账簿的要求

三、回归会计账簿的“前世”

四、步入会计账簿的“今生”

五、优化会计账簿的“人生”

六、享受会计账簿的“归档之旅”

一、理一理会计法规的“左邻右舍”

会计工作相关法规关系图

二、汇一汇会计法规对账簿的要求

（一）会计法

（二）行政事业单位内部控制规范（试行）

（三）会计基础工作规范

（一）会计法

第三条 各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。

第九条 各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。

第十三条 会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，必须符合国家统一的会计制度的规定。

第十六条 各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反本法和国家统一的会计制度的规定私设会计账簿登记、核算。

（二）行政事业单位内部控制规范（试行）

第十二条 单位内部控制的控制方法一般包括：

（六）会计控制。建立健全本单位财会管理制度，加强会计机构建设，提高会计人员业务水平，强化会计人员岗位责任制，规范会计基础工作，加强会计档案管理，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告处理程序。

（三）会计基础工作规范

第三十二条 接替人员应当继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。

第五十六条 各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

第五十七条 现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

第五十九条 启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。

三、回归会计账簿的“前世”

（一）会计账簿的概念

（二）会计账簿的构成

（三）会计账簿的种类

（一）会计账簿的概念

会计账簿是指由一定格式账页组成的，以经过填制和审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。

会计账簿是编辑财务报表的基础，是会计核算的中心环节。

（二）会计账簿的构成

1．账簿封面

2．账簿扉页

3．账簿内页

1．账簿封面

封面：主要标明账簿名称、记账单位名称和会计年度。

除订本账不另设封面以外，各种活页账都应设置封面和封底，并列明：登记单位名称、账簿名称和所属会计年度。

2．账簿扉页

扉页：一般包括“账薄启用及经管人员一览表”“账户目录”等内容。

3．账簿内页

账页：用以记录具体经济业务内容，其格式不完全一致。

（三）会计账簿的种类

1．按用途分类

2．按格式分类

3．按外形分类

四、步入会计账簿的“今生”

（一）“手工”会计账簿的设置使用

（二）非手工会计账簿的设置使用

（一）“手工”会计账簿的设置使用

1．规范设置会计账簿

（1）会计账簿的内容和要求必须符合国家统一会计制度的规定，不得伪造、变造会计账簿，不得设置账外账。

（2）应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。

（3）现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

（4）备查账簿：

《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》明确资产类7类事项、负债类6类事项应设置备查账簿。包括：资产类应收票据、应收账款、其他应收款、借入/租入固定资产、公共基础设施、文物文化资产、受托代理资产，负债类应付票据、应付账款、应付政府补贴款、预收账款、其他应付款、长期应付款。

2．规范启用会计账簿

（1）启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表。相关人员调动工作时，应当办理交接手续，并由交接双方人员签名或者盖章。

（2）启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。

（3）活页式账簿的管理

使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。

3．规范登记会计账簿

（1）与会计账簿相关的会计工作简易流程（原始凭证、记账凭证、会计账簿）。

（2）会计账簿登记的总体要求：会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿；按照单位所采用的会计核算形式，根据具体经济业务事项的情况：及时登账、每天登记、随时逐笔顺序登记。

（3）登记的内容：登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

（4）总分类账与明细分类账同时登记：以会计凭证为依据，一方面记入总分类账，另一方面记入明细分类账。

（5）记录已登记情况：登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

业务处理如下：

审核、审批、复核发票及相关附件

出纳：登记银行存款日记账

会计：编制记账凭证

会计：登记总账和明细账

2021-3-14#记账凭证登记总账

2021-3-14#记账凭证登记明细账

（6）对登记书写的要求——账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格；一般应占格距的二分之一。

（7）对登记笔墨的要求——登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

（8）可以用红色墨水记账的情况：

①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；

③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

（9）发生跳行隔页的处理办法

将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

（10）结出余额的做法

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“θ”表示。

（11）账页末行首行的“过次页”“承前页”

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

X单位银行存款日记账第1页

 X单位银行存款日记账第2页

（12）行政事业单位应当按照《政府会计制度》的要求，当经济业务事项发生时，应认真做好涉及的经济业务事项的备查账簿登记工作。例如：

A资产类应收票据备查账簿：

B资产类公共基础设施备查账簿

C负债类应付票据备查账簿

D负债类应付政府补贴款备查账簿

（二）非手工会计账簿的设置使用

1．概述

单位达到《会计档案管理办法》第八条中有关“同时满足”六大条件的，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。否则，都必须形成和保存纸质会计档案。

2．法规中的定位

A. 新《会计档案管理办法》

第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

 (三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

B.最新《会计基础工作规范》

第五十八条 实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。

3．会计核算软件中账簿设置主要内容：

（1）设置“余额表”模块，在其中设置常用的余额表，比如： 总账余额表、部门余额表、项目余额表、个人往来余额表、单位往来余额表、功能分类余额表、部门经济科目余额表、政府经济余额表、拨款种类余额表等。

（2）设置“总账”模块，在其中设置常用的总账簿，比如：科目总账、部门总账、项目总账、个人往来总账、单位往来总账、功能分类总账、部门经济科目总账、政府经济科目总账、拨款种类总账等。

（3）设置“明细账”模块，在其中设置常用的明细账簿，比如：科目明细账、部门明细账、项目明细账、个人往来明细账、单位往来明细账、功能分类明细账、部门经济科目明细账、政府经济科目明细账、拨款种类明细账、单位明细账、银行存款及额度等。

（4）设置“多栏账”模块，在其中设置常用的多栏账簿，比如：科目多栏账、部门多栏账、项目多栏账、个人往来多栏账、单位往来多栏账、功能分类多栏账、部门经济科目多栏账、政府经济科目多栏账、拨款种类多栏账等。

（5）设置序时账簿，一般根据需要预置三栏式或多栏式，根据需要选择使用。

（6）设置日记账簿，包括两本特种日记账——库存现金日记账、银行存款日记账。

4．浏览会计核算软件中账簿设置和登记的情况：

五、优化会计账簿的“人生”

（一）错账更正

（二）账证实核对

（三）账簿优化

（四）账簿结转

（一）错账更正

账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按照规定的方法进行更正。

方法一：划线更正法

（1）登记账簿时发生错误，应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或者数字，并由记账人员在更正处盖章。

（2）由于记账凭证错误——在登记账簿前发现错误的，可以使用划线更正法更正记账凭证。

方法二：红字更正法

（1）记账凭证会计科目借、贷方向错误，或者科目使用错误等，在记账后，发现记账凭证科目错了。

更正方法：用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏内注明：“注销X月X日本月第X号凭证”，并据以用红字登记入账，然后，用蓝/黑字填写一张正确的记账凭证，并据以用蓝/黑字登记入账。

（2）记账凭证金额错误。在记账后，发现记账凭证金额大于应记金额。

更正方法：按多记金额，用红字编制一张与原记账凭证会计科目完全相同的记账凭证，在摘要栏内，写明“冲销X月X日本月第X号记账凭证多记金额”，以冲销多记的金额，并据以用红字登记入账。

方法三：补充登记法

记账凭证金额错误。在记账后，发现记账凭证金额小于应记金额。

更正方法：按少记金额，用蓝/黑字编制一张与原记账凭证会计科目完全相同的记账凭证，在摘要栏内，写明“补记X月X日本月第X号记账凭证少记金额”，以补充少记的金额，并据以用蓝/黑字登记入账。

（二）“账”“证”“实”核对

对账，就是核对账目，是对会计账簿记录进行核对的工作。核对关注：钱、物、权、务。

1．账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

2．账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符，包括：（1）总账有关账户的余额核对，（2）总账与明细账核对，（3）总账与日记账核对，（4）会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

3．账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括：（1）现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对；（2）银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对；（3）各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对；（4）各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。

（三）账簿优化

会计工作没有满分，但会计人员始终应向着满分奋斗。

坚持追求：

一、做正确，二、做完整，三、做优秀。

【案例二】

HS单位3月初研究决定，从今年起，在每一位职工生日当期，由工会代表单位为该职工送上单位的祝福和一个价值不超过300元的生日蛋糕。单位共20人，全年生日蛋糕花费6 000元。为了确保祝福和问候及时贴心，工会主席3月15日一次性办理了购买生日蛋糕手续，并转账支付款项6 000元，已拿到1-3月15日过生日人员的蛋糕领取签字表。

会计账务处理如下：

按月相互对账，出纳与银行对账，出纳与会计对账，会计与记账凭证、总账与明细账及其各账户之间相互核对。其中：银行存款相关对账通知如截图：

2021年3月结束了，4月1日，集中核算机构资金部会计发现：账务系统中各单位银行存款科目合计金额小于银行对账单合计金额96 974.21元，需核算部会计检查核对账簿记录。同时提示核算部，资金部已发现部分错账如下：

1．YH（单位）支出11 600元，误记为11 000元

2．TS（单位）多记支出25 000元

3．LZ（单位）收款47 251.89元，误记为48 251.89元

4．…………

以上业务为电算化会计核算，在记账凭证审核后，已点击记账。

对资金部提示核算部的会计更正情况如下：

（四）账簿结转

1．期末结转总体要求

各单位应当按照规定定期结账。

（1）结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。

（2）结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；

（3）12月末的“本年累计”就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

（4）年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

2．行政事业单位期末结转

自2019年１月１日起，全国所有行政事业单位施行《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》。按照最新政府会计准则制度及其实应用指南、解释、补充规定、衔接规定等要求，各单位应规范做好会计业务结转工作。

（1）资产类

《制度》中，资产类共35个一级科目，其余额：29个科目在借方，5个科目在贷方，1个科目特殊情况下有余额，其余额或在借方或在贷方，1个科目应无余额。

A资产类期末余额在借方的29个科目

这是该单位 2020年 库存现金 科目明细账（截图）

这是该单位 2021年 库存现金 科目明细账（截图）：

B资产类期末余额在贷方的5个科目情况如下：

C资产类期末，特殊情况下有余额的1个科目情况：

D资产类期末，期末应无余额的1个科目情况：

（2）负债类

《制度》中，负债类共16个一级科目，其期末余额：13个科目在贷方，1个科目特殊情况下有余额时在贷方，2个科目余额或在贷方或在借方。

A负债类期末余额在贷方的13个科目账簿登记方法：

B负债类特殊情况下有余额时在贷方的1个科目情况：

C负债类余额或在贷方或在借方的2个科目情况：

（3）净资产类

《制度》中，净资产类共7个一级科目，其中年末余额4个科目无余额、1个科目余额在贷方、2个科目余额或在贷方或在借方。

（4）收入类

《制度》中，收入类共11个一级科目，除投资收益科目外，其他10个收入类科目，期末，将本科目本期“发生额”转入本期盈余，借记该收入科目，贷记“本期盈余”科目；期末结转后，该收入科目应无余额。

（5）费用类

《制度》中，费用类共8个一级科目，除 所得税费用 按年结转外，其他7个费用类科目，期末，将该费用科目本期“发生额”转入本期盈余，借记“本期盈余”科目，贷记该费用科目；期末结转后，该费用科目应无余额。

（6）预算收入类

《制度》中，预算收入类共9个一级科目。除财政拨款预算收入、经营预算收入、投资预算收益等3个科目外，其他6个预算收入类均需年末，将该预算收入科目本年发生额中的专项资金收入转入非财政拨款结转；将该预算收入科目本年发生额中的非专项资金收入转入其他结余；年末结转后，该预算收入类科目应无余额。

（7）预算支出类

《制度》中，预算支出类共8个一级科目，其中行政支出、事业支出、其他支出等3个科目，年末，需将这3个科目本年发生额中的财政拨款支出转入财政拨款结转，本年发生额中的非财政专项资金支出转入非财政拨款结转，本年发生额中的其他资金支出（非财政非专项资金支出）转入其他结余，结转后，这3个科目应无余额。

上缴上级支出、对附属单位补助支出、投资支出、债务还本支出等4个科目，年末，将这4个科目本年发生额分别转入其他结余，借记“其他结余”科目，分别贷记这4个科目，年末结转后，这4个科目均应无余额。

经营支出科目，年末，将本科目本年发生额转入经营结余，借记“经营结余”科目，贷记本科目，年末结转后，本科目应无余额。

（8）预算结余类

《制度》中，预算结余类共9个一级科目，其年末余额有的在借方，有的在贷方，其中：

A资金结存科目下设零余额账户用款额度、货币资金、财政应返还额度。

B财政拨款结转、财政拨款结余、非财政拨款结转、非财政拨款结余、专用结余等5个一级科目，有余额即在贷方。

C其他结余、非财政拨款结余分配等2个一级科目，年末结账后，这2个科目应无余额。

D经营结余科目，若有余额，即在借方。

年末结账后，本科目一般无余额；如为借方余额，反映事业单位累计发生的经营亏损。

六、享受会计账簿的“归档之旅”

（一）行政事业单位会计档案类别：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料。

（二）行政事业单位会计档案保管期限

1．定期：5年（1项）、10年（4项）、30年（7项）

2．永久（4项）

会计档案管理期限

（三）会计档案归档注意事项

1．及时归档会计档案，并清点数量，为移交做准备。

（1）打印材料（油墨纸张）选择，要适合档案的长久保存，需要选择不易褪变的材料。

（2）电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交。

2．按会计档案类别及其保管期限编制移交清册。

（1）财务会计报告，严禁把年度报告与月、季、半年报混装，否则影响后期有效保管。

（2）严禁把财务会计报告，与其他和财务工作相关的文件、统计表、调资表等混装，否则影响单位的档案管理工作。

3．发现问题，及时整改，确保会计档案有效规范。

（1）会计档案的签字签章手续完备。会计凭证的封面、会计记账凭证页面、会计账簿封面及扉页、财务会计报告封面及内表等，相关人员签字、签章要齐全。

存在瑕疵

整改后，可移交状态

（2）会计档案编定页码，确保移交数量准确。

①使用活页式账页的，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。

②其他会计资料，装订的每一件应从“1”开始，拉通顺序编定页码，确保会计档案数量清楚。

4．会计档案临时保管合法合规

（1）会计年度终了后，会计档案可由单位会计管理机构临时保管一年。

（2）因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

（3）临时保管会计档案最长不超过三年，且出纳人员不得兼管会计档案。

（4）及时移交，让会计工作成果庄严步入档案机构。